Bạn đã bao giờ cảm thấy thường xuyên bị sếp hoặc đồng nghiệp nói rằng “Xin hãy báo cáo”, “Đừng quên liên lạc”, “Hãy trao đổi nhé” chưa?
Có thể bạn đã từng cảm thấy không được tin tưởng khi nghe nhắc lại nhiều lần, hoặc băn khoăn “Tôi nên báo cáo điều gì?”.
Nhưng đây chính là một trong những quy tắc văn hóa kinh doanh Nhật Bản gọi là “Hōrensō”. Đây là từ được ghép từ ba chữ cái đầu của “Báo cáo”, “Liên lạc”, “Trao đổi”, và phát âm giống với “rau chân vịt” (ほうれんそう Hourensou).
Người Nhật có ý thức cao về việc “công việc cần được thực hiện theo nhóm”, và Hōrensō giúp mối quan hệ trong công việc trở nên trơn tru hơn, cũng như nâng cao hiệu quả công việc.
“Báo cáo”, “Liên lạc”, “Trao đổi” đều có nghĩa tương tự, nhưng cách sử dụng và vai trò của chúng khác nhau.
■Báo cáo
Báo cáo tiến độ và kết quả công việc của bản thân với sếp. Báo cáo thường xuyên sẽ giúp sếp nắm bắt được tình hình công việc chính xác hơn và bạn có thể nhận được chỉ thị phù hợp.
■Liên lạc
Chia sẻ thông tin liên quan đến công việc hoặc lịch trình cá nhân với đồng nghiệp. Điều này sẽ giúp ngăn ngừa sai sót hoặc sự cố.
■Trao đổi
Khi có vấn đề phát sinh hoặc khi bạn gặp khó khăn trong quyết định, hãy xin ý kiến từ sếp hoặc người đi trước đã có kinh nghiệm. Báo cáo kịp thời giúp xử lý vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Vậy cụ thể chúng ta nên báo cáo, liên lạc, và trao đổi những điều gì? Hãy xem ví dụ từ công việc hộ lý.
Trong công việc hộ lý, thông tin mà bạn cần báo cáo, liên lạc và trao đổi thường là:
- Tình trạng của các cụ trong ngày
- Sự thay đổi trạng thái của các cụ
- Yêu cầu từ các cụ hoặc gia đình của họ
- Sự cố hoặc rắc rối gặp phải trong Viện dưỡng lão
Trong công việc hộ lý, vào cuộc họp buổi sáng, các thông tin về lịch trình của ngày hôm đó, tình trạng các cụ và các điểm chú ý sẽ được báo cáo và liên lạc. Tại các cơ sở chăm sóc 24/7, luôn cần phải có sự bàn giao thông tin khi thay đổi ca làm việc. Bằng cách chia sẻ thông tin cần thiết giữa tất cả nhân viên, chúng ta có thể cung cấp sự chăm sóc đúng đắn cho người sử dụng dịch vụ.
Nếu bạn nhận thấy các cụ có điều gì đó khác thường, đừng để yên mà hãy thảo luận với nhân viên khác hoặc y tá. Điều này có thể giúp phát hiện sớm bệnh tật và ngăn ngừa sự cố.
Nếu có sự cố như các cụ bị thương hoặc khiếu nại từ gia đình của họ, hãy báo cáo ngay cho sếp. Sau khi xử lý theo chỉ thị, hãy báo cáo kết quả. Với báo cáo chính xác, sếp có thể đưa ra các biện pháp cải thiện và ngăn ngừa tái diễn vấn đề.
Như vậy, Hōrensō là rất quan trọng trong khi thực hiện công việc. Điều này không chỉ giới hạn trong công việc hộ lý.
Hōrensō sẽ tăng cường cơ hội giao tiếp bằng tiếng Nhật của bạn và bạn sẽ được đánh giá cao khi “luôn luôn truyền đạt tình hình rõ ràng”. Ban đầu có thể cảm thấy phiền phức, nhưng nếu bạn hiểu và thực hiện Hōrensō, công việc của bạn tại Nhật sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Bài viết này cung cấp kiến thức và thông tin hữu ích cho cuộc sống tại Nhật Bản, và chúng tôi ủng hộ những nỗ lực của bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm công việc tại Nhật Bản, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua biểu mẫu.
